Perbedaan antara administrasi, organisasi dan manajemen dan jelaskan pula fungsi P.O.S.D.Co.R.B

 1. Silakan diskusikan dan kemukakan contoh nya mengenai perbedaan antara administrasi, organisasi dan manajemen dan jelaskan pula fungsi P.O.S.D.Co.R.B dalam Administrasi Negara? Diskusikan dengan menggunakan konsep dan teori yang tepat.

Jawaban : 1. Administrasi

a. ilmu yang mempelajari proses, kegiatan dan dinamika  kerja sama manusia disebut  Ilmu  Administrasi, Kerja  sama  merupakan  gejala  yang  universal sifatnya, dan sudah ada sejak zaman primitif sampai zaman modern sekarang ini. Kerja sama juga merupakan satu gejala yang dapat ditemui dalam semua bidang  kehidupan,  baik  dalam  bidang  politik,  ekonomi,  sosial,  budaya, keagamaan, pemerintahan, maupun dalam bidang hiburan. Dilihat dari sifat dan kepentingannya,  kegiatan  kerja  sama  dapat  dibagi  dua,  yakni  kegiatan  yang bersifat  privat  dan  kegiatan  yang bersifat  publik.  Karena  itu  ilmu  yang mempelajarinya, yakni ilmu administrasi, mempunyai dua cabang pula, ilmu administrasi privat dan ilmu administrasi publik.

Menurut The Liang  Gie  (1962:63),  disebut administrasi.  Ia  mendefinisikan  administrasi sebagai: "segenap   proses   penyelenggaraan   dalam   setiap   usaha   kerja   sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. 

Dari  definisi  The  Liang  Gie  tersebut,  kita  mendapatkan  tiga  unsur administrasi, yang terdiri dari: 1.    kegiatan melibatkan dua orang atau lebih; 2.    kegiatan dilakukan secara bersama-sama; dan  3.    ada tujuan tertentu yang hendak dicapai.

Administrasi merupakan usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih dalam penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sitematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.

2. Organisasi dapat diartikan bermacam-macam tergantung dari arah manakita memandangnya. Teori Klasik memandang organisasi itu sebagai suatu wujud. Sedangkan Teori Sistem memandang organisasi sebagai suatu proses. Kalau kita memandang dari segi wujud maka organisasi adalah kerja sama orang-orang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang di ingini. Contoh: seorang bapak mengajak anaknya mengangkat sebuah meja ke pinggir jalan untuk tempat berjualan. Dari contoh ini kita sudah melihat adanya suatu organisasi. Walaupun bentuk organisasi ini masih sederhana, tetapi telah terlihat adanya ciri-ciri organisasi, yang sekurang-kurangnya harus ada untuk setiap organisasi mana pun juga. Ciri-ciri tersebut ialah:

1. ada orang-orang, dalam arti lebih dari satu orang (bapak dan anaknya)

2. ada kerja sama (mengangkat sebuah meja)

3. ada tujuan (untuk berjualan)

Dalam bentuk sederhana ini, organisasi belum memerlukan pengaturan yang rapi. Walaupun demikian, dalam contoh tersebut di atas telah terlihat adanya orang yang mengarahkan (bapak) dan orang yang diarahkan (anak). Sehubungan dengan pengertian organisasi tersebut di atas maka beberapa orang ahli mendefinisikan organisasi sebagai berikut : 

1. Malinowski (1961), mendefinisikan organisasi sebagai ”suatu kelompok orang yang bersatu dalam tugas-tugas atau tugas umum, terikat pada lingkungan tertentu, menggunakan alat teknologi dan patuh pada peraturan”. Walaupun Malinowski tidak menyebutkan untuk apa berorganisasi, tetapi dapat disimpulkan bahwa kelompok orang yang bekerja sama itu adalah untuk mencapai tujuan yang di ingini.

2. James D. Mooney (1937), mengatakan bahwa ”organisasi timbul bilamana orang-orang bergabung dalam usaha mereka untuk mencapai tujuan bersama”.

3. Begitu pula Chester I. Barnard (1938), berpendapat bahwa “organisasi ada bila orang-orang berhubungan satu sama lain, mau menyumbangkan kegiatan-kegiatan atau bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama”

4. Terakhir Henry L. Sick (1999), memandang organisasi sebagai suatu kesatuan hubungan yang resmi untuk mencapai tujuan-tujuan.

3. Manajemen

Seperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa di dalam organisasi yang besar dan telah berkembang, seorang administrator dalam menjalankan tugasnya harus dibantu oleh orang lain supaya seluruh kegiatan organisasi itu berjalan dengan lancar dan serentak. Contoh: Toko si A yang telah kita contohkan di muka, sekarang telah berkembang menjadi Toko Serba Ada, memiliki gedung yang luas atau bertingkat dan menjual bermacam-macam barang keperluan masyarakat. Kalau toko sudah berkembang maka diperlukan keahlian khusus untuk menanganinya. Oleh sebab itu, tidak mungkin lagi dikelola sambil lalu atau ditangani sendirian saja karena

kemampuan seseorang terbatas, baik dari segi waktu, kesempatan maupun segi keahlian untuk mengurusnya. Dengan demikian, si A memerlukan pembantu-pembantu yang mempunyai keahlian khusus untuk menangani tiap-tiap bidang kegiatan di dalam tokonya seperti pembantu bidang pembelian, bidang penjualan, dan bidang keuangan. Selanjutnya kalau masing-masing-pembantu itu sudah kelebihan beban tugas maka mereka akan memerlukan pula orang yang akan membantunya dalam bidang tugas yang lebih khusus lagi. Misalnya, pembantu bidang penjualan akan memerlukan seorang dalam cara memamerkan barang, seorang yang ahli dalam menyusun barang dan seorang yang ahli dalam mencari langganan dan sebagainya. Pembantu bidang pembelian akan memerlukan seorang yang ahli dalam pembukuan, seorang ahli dalam menyimpan dan mengeluarkan uang (kasir), seorang yang ahli dalam menghitung pajak dan sebagainya. Dari contoh tersebut di atas dapat diketahui bahwa seorang administrator menggunakan orang-orang yang mempunyai keahlian khusus sebagai pembantunya dalam usaha mencapai tujuan pokok organisasinya. Dengan perkataan lain administrator menggunakan para manajer/eksekutif untuk mencapai tujuannya. Sedangkan tindakan atau kemampuan untuk memperoleh hasil yang di ingini dengan menggunakan orang-orang yang mempunyai keahlian khusus itu disebut ”manajemen”. Oleh sebab itu, manajemen harus dilaksanakan dalam seluruh tingkat organisasi dari tingkat paling atas sampai tingkat paling bawah.

Fungsi P.O.S.D.Co.R.B.

POSDCoRB adalah akronim dari planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting. Menurut Gullick ketujuh aktivitas inilah yang pada umumnya dijalankan oleh manajer pada semua organisasi.

1. Perencanaan adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penyusunan garis-garis besar yang memuat sesuatu yang harus dikerjakan, dan metode-metode untuk melaksanakannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Henry Fayol telah menunjukkan adanya 8 kriteria bagi suatu rencana yang baik. Dalam pemerintahan, dikenal tiga macam perencanaan, yakni: perencanaan jangka panjang, menengah, dan pendek.

2. Yang dimaksudkan dengan pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan penyusunan struktur yang dirancang untuk membantu pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian sebenarnya merupakan proses mengorganisasikan orang-orang untuk melaksanakan tugas pokoknya. Karena itu, dalam administrasi negara masalah organisasi dan personalia merupakan dua faktor utama.

3. Yang dimaksudkan dengan penyediaan staf adalah pengarahan dan latihan sekelompok orang yang mengerjakan sesuatu tugas, dan memelihara kondisi kerja yang menyenangkan. Dalam upaya mengembangkan staf metode yang dapat dipergunakan, antara lain: latihan jabatan, penugasan khusus, simulasi, permainan peranan, satuan tugas penelitian, pengembangan diri dan seterusnya. Sementara itu ada tiga tipe program pengembangan staf yang terdiri dari: presupervisory programs, middle management programs dan executive development programs.

4. Yang dimaksudkan dengan pengarahan adalah pembuatan keputusan-keputusan dan menyatukan mereka dalam aturan yang bersifat khusus dan umum. Fungsi pengarahan melibatkan pembimbingan dan supervisi terhadap usaha-usaha bawahan dalam rangka pencapaian sasaran-sasaran organisasi. Dalam kaitannya dengan fungsi ini, ilmu-ilmu perilaku telah memberikan sumbangan besar dalam bidang-bidang motivasi dan komunikasi.

5.Yang dimaksudkan dengan pengoordinasian adalah kegiatan-kegiatan untuk mempertalikan berbagai bagian-bagian pekerjaan dalam sesuatu organisasi. Mengenai koordinasi ada beda pandang antara beberapa sarjana. Di satu pihak ada yang memandangnya sebagai fungsi manajemen. Sedang pihak yang lain, menganggapnya sebagai tujuan manajemen. Dalam pandangan yang kedua, keberhasilan koordinasi sepenuhnya tergantung pada keberhasilan atau efektivitas dari fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

6. Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai fungsi yang berkaitan dengan pemberian informasi kepada manajer, sehingga yang bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan kerja. Jalur pelaporan dapat bersifat vertikal, tetapi dapat juga bersifat horizontal. Pentingnya pelaporan terlihat dalam kaitannya dengan konsep sistem informasi manajemen, yang merupakan hal penting dalam pembuatan keputusan oleh manajer.

7. Penganggaran adalah fungsi yang berkenaan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan akuntansi. Sesuatu anggaran, baik APBN maupun APBD, menunjukkan dua hal: pertama sebagai satu pernyataan fiskal dan kedua sebagai suatu mekanisme. Allen Schick mengungkapkan adanya tiga tujuan anggaran: pengawasan, manajemen, dan perencanaan. Sedangkan fungsi anggaran berdasarkan perjalankan historisnya terdiri dari empat macam yaitu: fungsi kontrol, fungsi manajemen, fungsi perencanaan, dan fungsi evaluasi.

Share :